Betaalt u voor Microsoft 365 licenties die niemand gebruikt?
Als IT- of operations manager in een Frans-Nederlandse organisatie herkent u het vast: de maandelijkse factuur voor Microsoft 365 is aanzienlijk, maar u vraagt zich af of de investering volledig wordt benut. Vooral wanneer u teams in zowel Frankrijk als Nederland aanstuurt, ziet u culturele verschillen in de adoptie van technologie. De Nederlandse pragmatiek omarmt snel nieuwe tools, terwijl Franse collega’s soms de voorkeur geven aan beproefde, meer formele communicatiemethoden. Het resultaat? Dure E3- of E5-licenties die verstoffen op de digitale plank.
Dit is niet alleen een verspilling van budget; het is een gemiste kans voor efficiëntie en samenwerking. Een ongebruikte licentie is een symptoom van een dieper probleem: een mismatch tussen de tool, de training en de werkcultuur. In dit artikel presenteren we een praktische case study van ‘Dubois-Jansen Consulting’, een fictief Frans-Nederlands adviesbureau, en laten we zien hoe zij met een M365-audit in 3 stappen niet alleen kosten bespaarden, maar ook de digitale samenwerking tussen Parijs en Amsterdam significant verbeterden.
De uitdaging bij Dubois-Jansen Consulting: Culturele kloof in toolgebruik
Marie Dubois, de operations manager bij Dubois-Jansen, stond voor een klassiek probleem. De jaarlijkse M365-rekening liep in de tienduizenden euro’s, maar de productiviteitswinst leek ongelijk verdeeld. Het Nederlandse team in Amsterdam gebruikte Microsoft Teams voor snelle, informele projectupdates en deelde alles via SharePoint. Het Franse team in Parijs daarentegen, bleef vasthouden aan formele e-mails met cc’s naar de hiërarchische lijn en sloeg belangrijke documenten lokaal op. Applicaties als Power BI, Planner en zelfs de volledige potentie van Teams bleven grotendeels onaangeroerd in Parijs.
Marie’s frustratie: “We betalen voor een Zwitsers zakmes, maar het Franse team gebruikt alleen het mesje om brieven te openen. Ergens gaat er iets mis in de vertaalslag van potentie naar praktisch gebruik. We hebben een strategie nodig die verder gaat dan alleen het toewijzen van een licentie.” Dit is een veelvoorkomend scenario dat vraagt om een gestructureerde aanpak. Een M365-audit is de eerste, cruciale stap.
De M365-audit in 3 concrete stappen: De Dubois-Jansen aanpak
In plaats van een top-down mandaat, koos Marie voor een data-gedreven aanpak, gecombineerd met cultureel inzicht. Dit is hoe zij het aanpakte.
Stap 1: Kwantitatieve Analyse – Wat zeggen de data?
De eerste stap is om de harde feiten boven tafel te krijgen. Speculatie over wie wat gebruikt is niet genoeg. Het Microsoft 365 Admin Center is hier uw beste vriend. Marie focuste op twee cruciale rapporten:
- Actieve gebruikers rapport (Active Users): Dit rapport toont per gebruiker de laatste activiteitsdatum voor elke M365-service (Exchange, OneDrive, SharePoint, Teams, etc.). Marie filterde op gebruikers die in de laatste 90 dagen geen enkele activiteit hadden vertoond. Ze ontdekte 12 accounts van voormalige stagiairs en consultants die nog steeds een actieve E3-licentie hadden. Een directe, onnodige kostenpost.
- Microsoft Teams gebruikersactiviteit rapport (User activity): Dit rapport gaf gedetailleerd inzicht. Ze zag dat 95% van het Nederlandse team dagelijks chatberichten verstuurde en deelnam aan kanaalgesprekken. Voor het Franse team was dit slechts 30%. De meesten gebruikten Teams alleen voor videobellen, niet voor asynchrone samenwerking.
- Licentie-toewijzing vs. Gebruik: Ze analyseerde ook specifiek dure add-ons. 15 Franse managers hadden een Power BI Pro-licentie, maar slechts 2 hadden in de afgelopen 6 maanden een dashboard geopend.
Resultaat van Stap 1: Een duidelijke lijst van ‘ghost’ licenties en ‘under-used’ licenties. Dit alleen al identificeerde een potentiële besparing van 15% op de totale licentiekosten.
Stap 2: Kwalitatieve Analyse – Waarom worden tools niet gebruikt?
Data vertelt *wat* er gebeurt, maar niet *waarom*. Dit is waar de Frans-Nederlandse context essentieel wordt. Marie plande korte, informele gesprekken (15 minuten) met een aantal medewerkers uit beide landen. Ze stelde open vragen:
- “Hoe deel je doorgaans projectupdates met je team?”
- “Wat vind je de grootste uitdaging bij het samenwerken met de collega’s in het andere land?”
- “Welke M365-tool zou je werk makkelijker kunnen maken, maar weet je niet goed hoe te gebruiken?”
De feedback was verhelderend en legde culturele verschillen bloot:
- Franse feedback:
- “Teams voelt chaotisch. Ik verlies het overzicht en weet niet wat officiële communicatie is en wat niet. Een e-mail is een formele vastlegging.”
- “Wie heeft er precies toegang tot mijn documenten op SharePoint? Ik heb het gevoel de controle te verliezen over mijn werk.”
- “Power BI lijkt nuttig, maar ik heb geen tijd om het te leren en onze rapportages hebben een vaste, formele structuur die we in Excel maken.”
- Nederlandse feedback:
- “Waarom reageren de Franse collega’s niet in het Teams-kanaal? Nu moet ik weer een aparte e-mail sturen.”
- “Ik heb een document gedeeld op SharePoint, maar mijn Franse tegenhanger stuurt me een nieuwe versie als bijlage per e-mail.”
Deze stap is cruciaal. Het toont aan dat het probleem geen onwil is, maar een gebrek aan context, vertrouwen en relevante training die aansluit bij een meer hiërarchische werkstijl. Voor diepgaander inzicht in deze culturele nuances, kan een gratis adviesgesprek met een specialist de sleutel zijn.
Stap 3: Optimalisatie, Training en Implementatie
Met de data uit stap 1 en de inzichten uit stap 2, kon Marie een gericht actieplan opstellen:
- Licentie Optimalisatie (Right-sizing):
- De 12 inactieve accounts werden direct gedeactiveerd.
- Gebruikers die alleen e-mail en Office-apps gebruikten, werden gedowngraded van een E3- naar een Business Standard-licentie.
- De 13 ongebruikte Power BI Pro-licenties werden ingetrokken en omgezet naar een ‘pay-as-you-go’ model voor incidenteel gebruik.
- Gerichte, cultuursensitieve Training: In plaats van een generieke ‘Teams voor beginners’-training, organiseerde French Connect twee specifieke workshops:
- Voor het Franse team: “Gestructureerd Samenwerken in Teams: Creëer Orde en Overzicht”. De focus lag op het opzetten van kanalen met duidelijke naamgeving, het gebruik van tags voor formele aankondigingen (@mentioning van managers) en het vastpinnen van belangrijke documenten. Dit speelde in op de behoefte aan structuur.
- Voor beide teams: “Hybride Documentbeheer met SharePoint en Teams”. Deze sessie demonstreerde hoe versiebeheer werkt, hoe je permissies instelt om de controle te behouden en hoe je tegelijkertijd in één document kunt werken. Dit nam de angst voor controleverlies weg.
- Implementatie van Governance en Best Practices: Er werden duidelijke afspraken gemaakt. Bijvoorbeeld: “Projectcommunicatie vindt plaats in het desbetreffende Teams-kanaal. E-mail wordt alleen gebruikt voor externe communicatie.” Deze regel werd een ‘best practice’ voor alle Frans-Nederlandse projecten.
De Resultaten: Meer dan alleen kostenbesparing
De M365-audit bij Dubois-Jansen leverde indrukwekkende, meetbare resultaten op:
- Directe Kostenbesparing: Een reductie van 18% op de jaarlijkse Microsoft 365-licentiekosten.
- Verhoogde Adoptie: Het actieve gebruik van Teams-kanalen door het Franse team steeg met 60% binnen drie maanden.
- Verbeterde Efficiëntie: Het aantal interne e-mails over projectupdates daalde met 40%, wat leidde tot snellere besluitvorming.
- Betere Samenwerking: De frustratie over verschillende werkwijzen nam af. Het Nederlandse team voelde zich beter gehoord en het Franse team voelde zich beter ondersteund en begrepen.
Uw Actieplan: Start Vandaag met Uw M365-Audit
De case van Dubois-Jansen toont aan dat een M365-audit veel meer is dan een technische exercitie. Het is een strategisch instrument om uw investering te maximaliseren en de samenwerking in uw unieke Frans-Nederlandse context te verbeteren. U kunt vandaag nog beginnen:
- Duik in uw data: Log in op het M365 Admin Center. Navigeer naar ‘Rapporten’ -> ‘Gebruik’. Bekijk de ‘Actieve gebruikers’ en de gebruiksrapporten voor specifieke apps. Identificeer de eerste quick wins.
- Praat met uw mensen: Plan korte gesprekken met enkele Franse en Nederlandse collega’s. Vraag naar hun digitale werkdag en uitdagingen, zonder direct over tools te praten.
- Maak een plan: Combineer de data en de feedback. Waar liggen de grootste kansen voor licentie-optimalisatie en waar is gerichte training het hardst nodig?
Een M365-audit hoeft niet complex te zijn. Door deze drie stappen te volgen, legt u een fundament voor een slimmere, kostenefficiëntere en beter samenwerkende digitale werkplek. Ontdek meer inzichten en strategieën op onze blog.
Heeft u hulp nodig bij het uitvoeren van een dergelijke audit of bij het opzetten van cultuursensitieve trainingen? Boek dan een gratis en vrijblijvend adviesgesprek. Wij helpen u graag de brug te slaan tussen de Franse en Nederlandse werkcultuur met de kracht van Microsoft 365.
